Большая часть работы проджекта это коммуникации. Проекты чаще проваливаются из-за несовпадения ожиданий, чем из-за технических проблем.
Стейкхолдеры
Все, кто влияет на проект или на кого влияет проект: спонсор, заказчик, пользователи, команда, смежные отделы, подрядчики, юристы, безопасность, поддержка.
Реестр стейкхолдеров: кто, роль, интересы, влияние, отношение к проекту (поддерживает, нейтрален, сопротивляется), как вовлекать.
Матрица влияния и интереса:
- высокое влияние и интерес: тесно вовлекать;
- высокое влияние, низкий интерес: держать удовлетворёнными;
- низкое влияние, высокий интерес: информировать;
- низкое и низкое: наблюдать.
RACI
Матрица распределения ответственности по задачам:
- R (Responsible): исполнитель;
- A (Accountable): отвечает за результат, утверждает; ровно один на задачу;
- C (Consulted): консультирует до решения, двусторонняя связь;
- I (Informed): информируется после.
Типичные ошибки: несколько A на задачу, нет ни одного R, у всех C, из-за чего решения тонут в согласованиях.
План коммуникаций
Для каждой группы: что сообщаем, как часто, каким каналом, кто отвечает. Например: спонсору статус раз в две недели, письмом и на встрече; команде дейли; пользователям рассылка перед запуском.
Каналы связи
Число каналов в команде из n человек: n × (n − 1) / 2. В команде из 10 человек 45 каналов, из 12 уже 66. Поэтому рост команды усложняет коммуникации, и нужны договорённости, где и как обсуждаем.
Статус-отчёт
Хороший статус-отчёт короткий:
- общий статус по светофору (RAG: зелёный, жёлтый, красный);
- что сделано и что дальше;
- отклонения по срокам и бюджету;
- ключевые риски и проблемы;
- какие решения нужны от адресата.
«Арбузный» статус (зелёный снаружи, красный внутри) хуже честного жёлтого.
Эскалация
Эскалация это не жалоба, а запрос решения у того, у кого есть полномочия. Перед эскалацией: попытаться решить на своём уровне, подготовить факты, варианты и рекомендацию, предупредить вторую сторону.
Частые ошибки
- Узнавать о ключевом стейкхолдере за неделю до запуска.
- Отправлять всем одинаковые подробные отчёты.
- Скрывать плохие новости до последнего.
- Эскалировать без вариантов решения.
Что спросят на собесе
- Как вы работаете со стейкхолдерами? Что такое RACI?
- Как выглядит ваш статус-отчёт?
- Сколько каналов связи в команде из N человек?
- Когда и как вы эскалируете?
- Как работать со стейкхолдером, который сопротивляется проекту?